あなたのオフィスでは、まだ紙の書類を大量に使っていますか。
書類の作成や管理、送付などは手間もかかるうえ、費用もかさみます。
ペーパレスで経費削減を図ることのメリットと注意点を解説していきます。
ペーパレスで経費削減できるわけ
現状のビジネスでは大量の紙が使われています。
日々の業務に使われる資料や契約書類、各種のチェックシートをはじめ、請求書や注文書、帳簿など種類も幅広いです。
会議や研修、顧客向けのセミナーなどのために複数の資料を大量コピーをするためや取引先にFAXを送信するために、いちいち送付状を作成して必要書類を送っているのではないでしょうか。
契約書類をはじめ各種の書類を作成する紙の購入費、大量ストックするコピー用紙の費用や管理コスト、コピー代やFAXの送信費用、取引先や顧客に発送する請求書や契約内容のお知らせなどの配送費用など、紙にまつわる費用は範囲も広いのです。
毎月大量の請求書や会報誌などを発送するにあたり、外部業者にアウトソーシングすれば、アウトソーシング費用もかかります。
さらに、契約書類や帳簿などの重要書類や、製品やサービスに係る資料などは後々のトラブル回避や知的財産の継承のために書庫などに保管されます。
書庫のスペースを確保し、湿気でカビないように空調をコントロールするなど、長い年月を通じて発生し続けていく保管コストも大きいです。
ペーパーを使うことで、幅広いコストが日々発生しているので、ペーパレス化を図ることができれば、大幅な経費削減ができるメリットがあります。
ペーパレス化によるメリット
ペーパレス化によるメリットについて、代表的なものを見ていきましょう。
コスト削減
紙の購入費用やコピー代、FAXの送信費用や書類の発送コストが削減できるほか、契約書を電子化することで収入印紙のコストが削減できるなどのメリットがあります。
書類の保管スペースや手間が削減できる
作成した書類や取り交わした契約書類などを紙で保管していくと、保管するための場所が必要となります。
規模が大きく、業務量が多く、業務年数が長くなるほど、大量の書類が蓄積していき、キャビネットでの保管では足りなくなり、オフィスのフロアの一部を書庫にする場合や書類を補完するための倉庫を借りる場合も少なくありません。
書庫スペースの分、広いオフィスを借りる賃料や倉庫保管料も発生します。
書類をファイリングする手間もかかり、そのための人件費も必要です。
ペーパレス化すれば、法律上保管が求められる重要書類や希少な資料などを除き、保管費用や人件費も軽減できます。
書類の管理がしやすくなる
過去の書類や資料を確認したい時、書庫のファイルを探し出すのは非常に手間のかかる作業です。
必要な書類を確認するために、支社や営業所から本社まで出向いて現物を確認する手間やコストもかかります。
ペーパレス化によりデータベース化できれば、検索や閲覧が容易になります。
全国の営業所や出張先や出先などどこにいてもアクセスできるとともに、権限付与による閲覧制約などのコントロールも容易です。
業務の効率化が図れる
書類の決裁に稟議をして印鑑をもらうなど、時間のかかる作業をしていませんか。
データ化やクラウド化などを図ることで、決済のスピードアップが可能です。
上司への報告のために、報告書や業務日誌を書いて提出する手間も省けます。
これまでは営業所に帰ってから営業日誌を書いていた方も、外出先でスマホやタブレットを使って簡単に入力や報告ができるようになります。
報告や決裁の簡素化やスピードアップが図れ、残業負担の軽減と残業代の削減ができるのもメリットです。
ペーパレス化を図るうえでの注意点
ペーパレス化を図るうえでの注意点を見ていきましょう。
法規制に則った導入や運用を
国でも電子化やDXを推進していますが、国税関係の書類その他の重要な書類については法律のルールに則った方法を採ることが求められます。
たとえば、電子帳簿保存法に基づいて国税関係書類を電子化するには、事前に税務署長に申請して承認を得ることや真実性や可視性の確保が必要です。
e-文書法では見読性や完全性、機密性、検索性などが求められることがあります。
e-文書法では領収書・契約書・請求書・納品書・見積書・注文書などはスキャナによる保存を可とする一方、棚卸表・貸借対照表・損益計算書などの決算関係書類はスキャナによる保存が認められていません。
過去の書類のデータ化
ペーパレス化導入前の紙の書類をどうするかの取り決めも大切です。
大量の書類をスキャンしてデータ化していく手間やコスト、どのように行うかを考える場合や一部を紙で保管し続ける場合は、ペーパレス化との二重運用の最適な方法を考えなくてはなりません。
改ざんリスクに備える
データ化した際の改ざんリスクに備え、タイムスタンプを必須とするなど、運用ルールを整えましょう。
データのバックアップを図る
データを1ヶ所だけで保管していると、サーバーやパソコンの不調や災害などによるデータ喪失のリスクも伴います。
データのバックアップを図り、データ喪失を防ぐことも大切です。
まとめ
ペーパレス化により、コスト削減をはじめ、書類の保管スペースや手間が削減できる、書類の管理がしやすくなる、業務の効率化が図れるメリットが生まれます。
一方、注意点として法規制に則った導入や運用を行うこと、過去の書類のデータ化の課題、改ざんリスクに備えること、データのバックアップを図ることを忘れないようにしましょう。
