在宅ワークは、オフィスの賃料や社員の交通費が発生しないことから、経費削減が期待できる働き方です。
ただ、自宅で仕事をするためには、インターネット環境のほかに、Web会議システムやチャットなどのITツールもそろえておかなくてはなりません。
本記事で、在宅ワークで必須のITツールを5つご紹介します。
①Web会議システムツール
離れたところにいる人たちと映像や音声を通して、コミュニケーションができるツールです。
スマートフォンやパソコン内蔵のカメラを使うことで、お互いの姿をモニター上へ映しながら、リアルタイムでのやりとりができます。
このWeb会議システムを使えば、一対一だけでなく、部署ごとや全社員など複数でのコミュニケーションが実現可能です。
社員同士での会議のほかに、オンライン商談、オンライン面接、ウェビナーなどにも活用できます。
Web会議システムの種類としては、クラウド型やオンプレミス型（自社内サーバー）などがあります。
クラウド型は低価格で導入できるうえに、無料で利用できるサービスも多いことから、経費節減効果が高いです。
無料で利用できるWeb会議システムは、「Zoom ミーティング」や「Skype」などが有名です。
一方、オンプレミス型は自社でサーバー構築が必要なことから、導入コストが高くなりやすいという特徴があります。
②ビジネスチャットツール
テキストを入力することで、リアルタイムコミュニケーションができるツールです。
写真、絵文字、資料の添付が可能なビジネスチャットツールもあります。
在宅ワークでは、「Chatwork」、「Slack」、「Microsoft Teams」などの製品が用いられることが多いです。
ビジネスチャットツールは、少人数での利用であれば、低価格で導入できます。
ただし、利用人数、ストレージ、導入機能が多くなると、料金が高額になりやすいです。
参考までに、国産ビジネスチャットツール「Chatwork」の月額料金は、月額500円～800円程度です。
③ワークフローツール
稟議書申請や交通費清算などの業務プロセスを電子化したツールのことです。
電子承認システムと呼ばれることもあります。
書類の申請から承認・決済までをすべてWeb上で行うことができます。
「ジョブカンワークフロー」、「サイボウズOffice」、「X-point Cloud」などのサービスが有名です。
このワークフローツールを活用すれば、ペーパレス化が実現できるため、インク代や紙代などの経費節減になります。
ワークフローツールの種類としては、クラウド型やオンプレミス型などがあります。
クラウド型はサーバー構築が不要なため、初期費用を安く抑えることができるのです。
④ファイル共有ツール（オンラインストレージ）
離れた場所にいる人たちとデータの共有ができるツールです。
オンライン上にあるストレージへデータをアップロードすると、ほかの誰かそのデータに簡単にアクセスできる仕組みとなっています。
書類、写真、動画などさまざまなデータのやりとり可能です。
「Microsoft OneDrive」、「Dropbox」、「Google ドライブ」などがサービスが有名です。
このファイル共有ツールを導入すれば、USBメモリーやSDカードなどが不要となり、デバイス代が節約できます。
料金については、ストレージ容量や利用人数が増えるほど、高額になりやすいです。
必要量に応じたプランを選ぶことが、導入経費を抑えるポイントです。
⑤タスク管理ツール
作業の進捗状況を複数人でリアルタイム共有できるツールです。
部署や担当者ごとのほか、プロジェクト単位でもタスク管理が行えます。
進捗状況の連絡ツール、責任者のマネジメントツールとしても活用可能です。
このタスク管理ツールを導入することで、一人ひとりの作業状況が可視化できます。
作業が遅れている人への対応もしやすくなるため、時間外労働削減につなげることも可能です。
タスク管理ツールを活用することで、人件費の節減効果も期待できるのです。
在宅ワークで必須のITツールに関するまとめ
ここまで、在宅ワークでおすすめのITツールをご紹介いたしました。
在宅ワークを効率良く進めるためには、タスク管理ツール、ファイル共有ツール、ワークフローツールなどを用意しておいたほうが良いでしょう。
オンライン会議やリアルタイムでコミュニケーションを取るためには、Web会議システムやビジネスチャットなどのツールも必要です。
これらのITツールを導入する際には、月額料金や初期費用などがかかります。
費用を節約したい場合は、無料のITツールを使うのも手です。
ただし、無料のITツールには、機能制限や利用人数の制限が設けられている場合があります。
広告が入るなどして、ビジネスに適さないツールもあるため、注意しましょう。
各社の資料を読むことや体験版を試すなどして、最適なITツールを選んでみてください。
